Com o reajuste de preços chegando em julho de 2026, o licenciamento Microsoft tornou-se uma pauta urgente para PMEs brasileiras. Afinal, os aumentos podem chegar a 17% dependendo do plano contratado.
No entanto, existe um dado que poucos gestores conhecem: a maioria das empresas já paga mais do que deveria, mesmo antes do reajuste. Isso ocorre porque muitas organizações mantêm licenças Enterprise onde o plano Business resolveria. Dessa forma, parceiros certificados reportam que uma estratégia de otimização pode gerar economias de até 40% ao ano.
Por que as empresas pagam mais do que deveriam
O problema geralmente começa no momento da contratação. Na prática, é comum escolher um plano único para todos os colaboradores visando facilitar a gestão. Contudo, essa abordagem raramente é eficiente, pois as necessidades variam drasticamente:
- Liderança: Precisa de recursos avançados de segurança e conformidade. Nesse sentido, o Business Premium faz todo o sentido.
- Operação: Muitas vezes utiliza apenas e-mail e Teams básico. Portanto, o Business Basic atende com folga e custa 70% menos.
Consequentemente, quando todos utilizam o plano mais caro “por segurança”, a empresa acaba financiando funcionalidades que ninguém utiliza.
5 estratégias para reduzir custos no licenciamento Microsoft
1. Auditoria de uso real: O primeiro passo consiste em entender o que a equipe realmente usa. Dessa maneira, você identifica usuários que não acessaram certas ferramentas nos últimos 90 dias e pode rebaixar esses planos sem prejuízos.
2. Mix de licenças por perfil: A Microsoft permite que diferentes usuários tenham planos distintos na mesma organização. Ao adotar uma arquitetura que diferencia liderança, times técnicos e suporte, você reduz o custo médio por usuário em até 35%.
3. Desativação de licenças inativas: Contas de funcionários desligados ou projetos finalizados representam dinheiro desperdiçado. Por essa razão, realizar uma auditoria mensal de contas ativas é uma prática fundamental para a saúde financeira do TI.
4. Avaliação de planos sem Teams: Desde o final de 2025, a Microsoft oferece versões de planos Enterprise sem o Teams. Visto que algumas organizações já utilizam outras soluções de comunicação, essa escolha pode gerar uma economia adicional relevante.
5. Antecipação de contrato: Contratos anuais podem proteger sua empresa dos novos preços de julho de 2026. Portanto, converse com seu parceiro Microsoft agora para avaliar uma renovação antecipada nas condições atuais.
O que não cortar
Antes de reduzir o investimento, é fundamental entender onde a licença deve ser mantida. Por exemplo, você nunca deve rebaixar o plano de quem lida com dados sensíveis. Afinal, o Business Premium inclui o Microsoft Intune e o Defender, essenciais para a conformidade com a LGPD. Em suma, otimize onde o recurso sobra, mas nunca onde a segurança está em jogo.
Quanto dá para economizar na prática
Uma empresa com 50 usuários pode reduzir sua fatura mensal de US$ 700 para aproximadamente US$ 490 apenas ajustando o mix de licenças. Dessa forma, você economiza 30% sem perder nenhuma funcionalidade crítica.
A FT Consult realiza auditorias detalhadas de licenciamento Microsoft e projeta o cenário ideal para sua PME. Em última análise, agir antes do reajuste de julho é a decisão mais inteligente para o seu orçamento. Portanto, fale com nossa equipe e descubra como otimizar seus custos agora mesmo.
