Desde que a Lei Geral de Proteção de Dados entrou em vigor, muitas empresas criaram a impressão de que bastava contratar um advogado para redigir documentos legais e publicar avisos de cookies nos sites. Na prática, a adequação à LGPD é, antes de tudo, uma questão operacional e tecnológica. Os erros mais comuns — e potencialmente mais caros — não estão nos termos jurídicos, mas na forma como a empresa coleta, armazena, acessa e protege dados pessoais no dia a dia. Esses erros acontecem silenciosamente, muitas vezes sem que gestores percebam, até que uma auditoria, uma reclamação ou um incidente de segurança exponha a vulnerabilidade.
Coleta excessiva e desnecessária de dados
Um dos princípios fundamentais da LGPD é a minimização: empresas devem coletar apenas os dados estritamente necessários para a finalidade declarada. No entanto, é comum ver formulários de cadastro que exigem CPF, data de nascimento, telefone e endereço completo para ações simples, como baixar um e-book, fazer uma consulta ou cadastrar-se em uma newsletter. Essa prática viola o princípio da necessidade e aumenta desnecessariamente o passivo de risco da empresa.
Quanto mais dados pessoais uma empresa armazena, maior sua responsabilidade legal e maior o impacto de um eventual vazamento. Cada dado coletado precisa ter justificativa clara, estar vinculado a uma finalidade específica e ser protegido adequadamente. Empresas que acumulam informações “para uso futuro” ou “porque pode ser útil um dia” estão criando um estoque de risco sem contrapartida de valor.
Do ponto de vista da gestão, a revisão dos processos de coleta deve ser periódica. Formulários, sistemas de CRM, cadastros de clientes e bases de dados legadas precisam ser auditados para identificar campos desnecessários, informações redundantes ou dados coletados sem base legal adequada. Essa limpeza reduz riscos, simplifica processos e melhora a percepção de respeito à privacidade por parte dos clientes.
Controle de acesso inadequado
Outro erro recorrente é a falta de controle sobre quem tem acesso a quais dados. Em muitas PMEs, todos os funcionários possuem acesso amplo às pastas da rede, incluindo documentos de RH, dados financeiros de clientes, informações sensíveis de saúde ou cadastros completos de consumidores. Essa prática viola o princípio do “need-to-know” (necessidade de conhecer) e expõe a empresa a riscos significativos.
A LGPD exige que o acesso a dados pessoais seja restrito apenas às pessoas que realmente precisam deles para executar suas funções. Um vendedor não precisa acessar dados de saúde de colaboradores. Um estagiário não precisa ter permissões de administrador em sistemas que contêm informações financeiras de clientes. Cada função deve ter acesso segmentado, com permissões granulares e revisadas regularmente.
Além disso, a ausência de logs de acesso impede a identificação da origem de um vazamento. Se um dado pessoal vaza, a empresa precisa ser capaz de rastrear:
- quem acessou aquela informação
- quando e de onde ocorreu o acesso
Sem auditoria de acessos, é impossível responder a essas perguntas, o que dificulta a investigação, aumenta a responsabilidade legal e prejudica a confiança dos titulares de dados.
Gestão de terceiros e compartilhamento de dados
Empresas frequentemente compartilham dados com contadores, agências de marketing, parceiros comerciais, fornecedores de software e prestadores de serviço, muitas vezes sem contratos que definam responsabilidades claras. Esse é um dos pontos mais críticos e negligenciados da LGPD. Quando a empresa repassa dados pessoais a terceiros, ela continua responsável pela proteção dessas informações.
A lei exige que contratos de compartilhamento de dados estabeleçam claramente as obrigações de cada parte, as finalidades do tratamento, as medidas de segurança exigidas e os prazos de retenção. Além disso, a empresa contratante deve verificar se o terceiro possui práticas adequadas de proteção de dados. Compartilhar uma planilha de clientes por e-mail com um parceiro que não tem política de segurança é uma vulnerabilidade gravíssima.
Na prática, isso significa que cada fornecedor que acessa, armazena ou processa dados pessoais em nome da empresa precisa ser avaliado quanto à sua conformidade. Provedores de nuvem, sistemas de CRM, ferramentas de e-mail marketing, plataformas de gestão — todos precisam estar em conformidade com a LGPD, e essa conformidade precisa estar documentada em contratos, políticas e cláusulas de responsabilidade.
Ausência de resposta estruturada a incidentes
Vazamentos de dados acontecem. A questão não é “se”, mas “quando”. O que separa empresas preparadas de empresas vulneráveis é a existência de um plano de resposta a incidentes. A LGPD estabelece prazos e obrigações claras para comunicação de vazamentos à ANPD e aos titulares afetados. Empresas que não têm processos definidos para identificar, conter, investigar e comunicar incidentes enfrentam não apenas o impacto do vazamento em si, mas sanções agravadas pela demora ou omissão.
O plano de resposta deve incluir:
- identificação imediata da origem do incidente
- contenção da exposição
- avaliação do impacto
- comunicação interna
- notificação à autoridade e aos titulares conforme exigido
- implementação de medidas corretivas
Cada minuto de atraso na resposta aumenta o risco de danos aos titulares e a severidade das sanções aplicadas.
Além disso, a falta de preparação gera caos operacional. Equipes que nunca simularam um cenário de vazamento reagem de forma descoordenada, tomam decisões precipitadas e falham em preservar evidências necessárias para investigação forense. Boas práticas de gestão de TI recomendam simulações regulares de resposta a incidentes, treinamento de equipes e atualização periódica dos planos de contingência.
Tratamento inadequado de dados sensíveis
A LGPD estabelece uma categoria especial de dados sensíveis, que inclui informações sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, filiação sindical, dados de saúde, dados genéticos, vida sexual e dados biométricos. O tratamento desses dados exige cuidados redobrados, bases legais específicas e medidas de segurança mais rigorosas.
Muitas empresas coletam e armazenam dados sensíveis sem perceber a gravidade. Clínicas médicas que mantêm prontuários em planilhas sem criptografia, academias que armazenam dados de saúde de alunos em sistemas desprotegidos, empresas que coletam dados biométricos para controle de ponto sem avaliar alternativas menos invasivas — todos esses cenários representam riscos elevados.
O tratamento de dados sensíveis deve ser precedido de uma análise criteriosa: é realmente necessário coletar essas informações? Existe base legal adequada? Há consentimento específico e destacado do titular? As medidas de segurança são proporcionais ao risco? Empresas que não conseguem responder afirmativamente a essas perguntas estão operando fora da conformidade.
A ausência de criptografia e proteção técnica
Publicar uma política de privacidade não protege os dados. A LGPD exige que empresas implementem medidas técnicas e administrativas adequadas para proteger dados pessoais contra acessos não autorizados, vazamentos e destruição acidental. Na prática, isso significa criptografia de dados em repouso e em trânsito, backups seguros, autenticação forte, controles de acesso, segmentação de rede e monitoramento contínuo.
Empresas que armazenam dados pessoais em planilhas sem proteção, que enviam informações sensíveis por e-mail sem criptografia, ou que mantêm sistemas desatualizados e vulneráveis estão em desconformidade técnica. A ausência dessas proteções não apenas viola a lei, mas também facilita incidentes de segurança que podem resultar em sanções severas, perda de reputação e danos financeiros significativos.
A implementação de criptografia, políticas de DLP (Data Loss Prevention), gestão de identidades e acessos, e auditoria de segurança deve ser parte integrante da adequação à LGPD. Essas medidas não são opcionais, mas obrigatórias para qualquer empresa que processe dados pessoais.
A conformidade como processo contínuo
A adequação à LGPD não é um projeto com data de conclusão. É um processo contínuo de revisão, ajuste, treinamento e evolução. Empresas que trataram a LGPD como uma obrigação pontual, contratando consultorias para “entregar” a conformidade, descobrem rapidamente que novos processos surgem, novos sistemas são implementados, novos funcionários entram, e a conformidade se perde.
A maturidade em proteção de dados exige governança permanente: revisões periódicas de processos, treinamento contínuo de equipes, auditorias regulares de segurança, atualização de políticas conforme a empresa evolui e monitoramento constante de novas diretrizes da ANPD. Somente com essa disciplina a empresa consegue manter a conformidade de forma sustentável, reduzir riscos legais e demonstrar compromisso real com a privacidade e a proteção de dados de seus clientes e colaboradores.
